Ab 1. Januar 2027 gelten neue Vorgaben für E-Rechnungen zwischen Unternehmen. Für steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen muss künftig grundsätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden. Eine einfache PDF-Datei reicht dafür nicht aus. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Format, beispielsweise XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Format, das den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Unternehmen benötigen daher eine geeignete Buchhaltungs- oder Faktura-Software. Die Rechnung muss zudem alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, unter anderem Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuerbetrag. Eine technische Prüfung der Rechnung kann helfen, Fehler vor dem Versand zu vermeiden.

Auch der Rechnungsempfänger muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein geeignetes E-Mail-Postfach. Wichtig ist jedoch, dass die eingehenden Rechnungen anschließend auch ordnungsgemäß verarbeitet und archiviert werden können.

Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 können weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungsformate verwendet werden. Für das Jahr 2027 gilt für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

Wer trotz bestehender Verpflichtung keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellt, riskiert steuerliche Nachteile. Insbesondere kann der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers betroffen sein. Zudem kann eine fehlende oder verspätete Rechnung bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Handeln als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Nach § 26a UStG ist grundsätzlich ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro möglich.

Unternehmen sollten jetzt prüfen, ob ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann und ob die internen Abläufe für Empfang, Prüfung und Archivierung entsprechend vorbereitet sind.

 

Quelle: Automaten-Verband Rheinland-Pfalz e.V.

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